Tutor: da comparsa ad aiuto regista

Chi è un tutor? Cosa fa un tutor? Quali sono le caratteristiche che dovrebbe avere per essere un BUON tutor? E, soprattutto, abbiamo la percezione di quanto è importante avere dei buoni tutor per la formazione in azienda? A maggior ragione per quella digitale?

Ne parlo partendo dalla mia esperienza professionale, unendola ancora una volta in un articolo scritto a quattro mani con chi è sul campo ogni giorno.

 

1.1       Il tutor alle prime armi

Ogni volta che entrò in aula, ricordo sempre la mia prima esperienza da tutor tantissimi anni fa.

Mi sentivo già una professionista, anche se alle prime armi: determinata appassionata, vogliosa di apprendere. Insieme a me c’erano tanti tutor scelti per il cv e il potenziale, ma non necessariamente per una conoscenza del modo della formazione.

 

Oggi più di ieri mi capita di incontrare in vari contesti tutor alle prime esperienze.

Sono in molti casi ragazzi alle prime esperienze di lavoro, in altri casi lo fanno perché “al momento non c’è di meglio”, raramente hanno ambizioni da formatore. Può anche essere che la formazione è vista dalle nuove generazioni come un servizio/prodotto “erogabile on demand”, mentre sappiamo bene che non è così.

Cosa fare? Accettare che si abbassi drasticamente il valore della formazione con staff non adeguati?

No, e siamo noi professionisti dell’apprendimento a doverci prendere la responsabilità di aiutarli, di farli crescere e di fargli percepire il valore di quello che stanno facendo.

Cosa va fatto?

In questa fase storica, caratterizzata dalla necessità di “traslare” online molte attività d’aula, sono ancora più importanti le attività preparatorie e progettuali.

Per questo motivo organizzazioni e professionisti dell’apprendimento devono avere la consapevolezza che non si tratta semplicemente di una traslazione sul canale online ma di una riprogettazione che richiede il possesso di competenze di processo e di metodo e di conoscenze relative a piattaforme e strumenti online.

In questo contesto in cui è richiesto ai professionisti dell’apprendimento un’innovazione delle loro competenze, anche il tutor diventa un artefice dell’apprendimento.

1.2       Scenario

C’è una figura silenziosa che si aggira nella stanza, è arrivata venti minuti prima, controlla che ci sia il materiale didattico, l’acqua le penne per i partecipanti. Ha i registri presenze della formazione finanziata. Ci presentiamo, lei è la tutor d’aula, io sono la trainer. Mi aiuta a prendere le presenze, garbatamente ricorda gli orari delle pause e va via. Di solito è una figura junior HR, che sta svolgendo un tirocinio o neo assunta.

Fino alla “normalità” pre covid-19 è andata più o meno così. Perché in alcune aziende la figura del tutor di aula addirittura non esiste.

1.3       Che cosa è cambiato durante il covid-19

Dire semplicemente che qualcosa è cambiato può essere un esercizio di scrittura poco fruttuoso, proviamo ad individuare il perimetro relativamente all’oggetto dell’articolo

Il Covid-19 e il conseguente lockdown hanno funzionato come un reagente, un acceleratore di processo per quanto riguarda la formazione tutta.

Da tempo si parla di didattica a distanza, alcune strutture si stavano già adeguando, sia pubbliche che private, ma quando l’emergenza si è presentata con la sua inequivocabile potenza, ha mostrato tutta la fragilità di processi “improvvisati” necessari semplicemente per continuare a svolgere “le cose da fare”.

Cosa è cambiato? Quello che sembra più banale! Talmente tanto che non ci si è fatto caso, l’uso del digital. Il PC non è più un mezzo accessorio che serve per mostrare slide o presentazioni, ora, è il mezzo senza il quale la formazione non può avvenire.

E qui mi serve scomodare il caro vecchio Rogers, che aveva spiegato quasi millimetricamente la differenza che deve avere la comunicazione in base al mezzo usato.

Capita di leggere un libro e poi di vedere il film, la prima reazione, comune a tutti è: “che brutto, non c’entra nulla con il libro”.

O ancora, capita di vedere una rappresentazione teatrale alla tv. Reazione tipica comune? “Troppo lento, che noia!

Cosa è cambiato? Il mezzo.

A teatro, l’attore che interpreta l’assassino può uccidere anche solo mimando di avere un’arma nella mano, in tv o al cinema, abbiamo bisogno di vedere l’arma, diversamente qualcosa non torna, si perde il filo.

Sta succedendo la stessa cosa: formazione in presenza – formazione a distanza.

Se ci perdiamo nei meandri di cosa sia migliore o peggiore, perdiamo il punto di vista, sbagliamo la diagnosi.

La domanda corretta è: qual è il metodo migliore per calibrare un intervento formativo a distanza?

Questo è il primo articolo di una serie con cui risponderemo a questa domanda. Perché più articoli? Perché l’argomento è importante per il futuro delle aziende e la domanda complessa, quindi vogliamo darvi una risposta profonda ed articolata.

 

Perché iniziamo la serie di articoli dal tutor?

Perché nella formazione a distanza serva una regia, che non sempre può fare il docente.

Il mezzo obbliga il ritmo della comunicazione e la sua struttura. Caro buon vecchio Rogers!

 

 

 

 

 

1.4       Il tutor questo sconosciuto: Job Profile

Un job profile standard per qualsiasi posizione declina da sempre tre aspetti: Ruolo, Funzione e Compiti. In pratica:

  1. chi sei – comprese competenze hard e soft
  2. a cosa serve la tua figura
  3. che cosa fai, cioè quali sono le tue mansioni.

 

Considerando covid-19 e lockdown come spartiacque, rivediamolo da questo momento in poi.

 

Innanzitutto se vogliamo che il tutor diventi una sorta di aiuto regista nel processo di apprendimento, bisogna prestare attenzione a:

  1. Come viene selezionato
  2. Come viene formato
  3. Come viene supportato

1.4.1  Cogliamo l’occasione per selezionare bene

La selezione del tutor è sempre stata gestita in modo molto essenziale: tuttavia se prevediamo che esista un job profile, allora va prevista anche una efficace selezione. Con questo non voglio dire che è necessario prevedere molteplici fasi e strumenti. È necessario però capire ‘chi‘ vogliamo e in base alle caratteristiche definite, analizzare i cv in temimi di conoscenze e competenze e magari effettuare un colloquio conoscitivo.

 

Relativamente al tutor del web training le competenze trasversali contano molto :problem solving, empatia, comunicazione. Per questo motivo il colloquio può aiutare a verificarne la presenza.

1.4.2  Formiamo gli aiuto-registi

Se il tutor del web training ha un ruolo di aiuto-regia, va quindi formato e addestrato rispetto alla piattaforma utilizzata e soprattutto rispetto al modello didattico definito.

Il tutor va formato, infatti, sulle caratteristiche delle piattaforme: deve conoscerne le funzionalità principali e soprattutto quelle che sono di supporto al web training; deve acquisire la terminologia tecnica; deve essere formato nell’utilizzo delle tecnologie, magari anche sulla base di una precedente esperienza.

Infine, è importante invogliarlo a sviluppare una certa curiosità verso gli strumenti utilizzati in modo da supportare al meglio i docenti.

Il tutor va formato sul modello didattico. Vi chiederete perché?

Perché fa parte del team e deve sapere dove stiamo andando!

Lui è il front office dei partecipanti e deve sapere cosa rispondere. Online le distanze si annullano e allo stesso tempo noi come committenti della formazione spesso ne perdiamo la traccia, in funzione dell’assenza del percorso in presenza. Deve quindi sapere se deve essere l’aiuto-regista per esempio in: un semplice webinar informativo e di sensibilizzazione, in un percorso strutturato in webinar con l’obiettivo di formare su un set di competenze definito oppure in un percorso di web training, che prevede più ‘corsi’.

1.4.3  Prepariamo il web training come se fosse una trasmissione televisiva

Nella preparazione del tutor vanno presidiati alcuni aspetti.

Naturalmente dobbiamo essere noi, in qualità di committenti, organizzatori e docenti, a definire la micro-progettazione per poi poterla condividere e illustrare. Quindi, attività preliminare è una riunione di coordinamento didattico tra organizzatore (host), relatore e tutor.

Gli aspetti su cui il tutor va preparato sono:

  1. organizzazione: quali sono le attività propedeutiche alla predisposizione dell’aula principale e delle eventuali sotto-aule;
  2. partecipanti: come vanno accolti e come vanno supportati nella familiarizzazione dello strumento; quali i semplici tasti che possono essere utilizzati per partecipare al meglio al web training;
  3. materiali didattici ed esercitazioni: quali sono i materiali didattici da far avere e con quale tempistica; inoltre, quali sono i lavori di gruppo o individuali che saranno assegnati;
  4. gestione dei tempi: quale è l’articolazione dell’incontro e quali sono i tempi che i partecipanti devono rispettare;
  5. monitoraggio: come predisporre il report finale, quali informazioni inserire e come presentare i dati.

 

1.5       Le regole auree

In questo primo articolo abbiamo voluto raccontare come nel passaggio dalla formazione in aula alla formazione online cambia il ruolo del tutor. È necessario capire quanto cambiano le funzioni del tutor e come il suo ruolo del diventi più attivo, dal momento che si occupa di vari aspetti.

In chiusura dell’articolo vi segnaliamo quello che secondo noi può essere una sorta di galateo online da utilizzare nel webinar e nell’aula virtuale.

 

  • ASPETTI PROPEDEUTICI
    • Coordinarsi tra host, relatore e tutor
    • Controllare gli accessi (entrare in possesso dei riferimenti dei partecipanti; i link saranno inviati da …)
    • Riunione di allineamento con il docente
  • ASPETTI TECNICI
    • Fare delle prove tecniche
    • Familiarizzare con lo strumento (tutor, docente, host)
    • Connettersi almeno 30 min prima: per un check che tutto funzioni
    • Supportare i partecipanti che si disconnettono (per motivi di rete) per reinserirli in piattaforma
  • PRIMA DEL’INIZIO DEL WEB TRAINING
    • Predisporre la registrazione del training
    • Indicare ai partecipanti di utilizzare il tasto “mute” quando non parlano (in questo modo si riducono i rumori)
    • Consigliare di disattivare la modalità “video”, se la connessione non è stabile
    • Indicare ai partecipanti di spegnere o silenziare i telefonini
    • Rimuovere i «pop up» di ricezione messaggi o email (docenti, tutor e partecipanti)
  • DURANTE IL WEB TRAINING
    • Gestire i tempi dei breakout e delle pause
    • Durante eventuali pause indicare ai partecipanti di non disconnettersi, bensì di limitarsi a togliere audio e video (per evitare criticità inutili al termine della pausa)
    • Fare l’appello con “manina” o audio/video alla ripresa della lezione per verificare effettivo rientro dei partecipanti
  • GESTIONE DELLE DOMANDE
    • Se il sistema lo prevede, si deve consigliare di utilizzare il tasto “manina” (in entrambi i casi il tutor darà la parola in base a quando è stato chiesto di parlare)
    • Se il tasto non è presente nel sistema , il partecipante può alzare la mano (in entrambi i casi il tutor darà la parola in base a quando è stato chiesto di parlare)
    • Si può indicare di utilizzare anche la chat per porre le domande
  • GESTIONE DEGLI INTERVENTI
    • Filtrare le domande in chat che vengono fatte al docente e poi comunicarle al docente verbalmente in diretta o inoltrarle via chat riservata
    • Informare che gli interventi durano al massimo 3 minuti, preferibilmente 2 minuti
    • Si possono utilizzare altri tasti del sistema come emoticon e flag per interagire con il docente

1.6       Consigli di chi ci è passato: i dettagli che fanno la differenza

  • COMUNICAZIONE VERBALE, PARAVERBALE E NON VERBALE
    • Prestare attenzione alla postura
    • Stare attenti a volume, tono, ritmo della voce e gestire le pause
    • Non coprire il volto con le mani
    • Non gesticolare
  • REGIA E SUPPORTO AL DOCENTE
    • NON lasciare il corso: essere sempre presente, poiché, essendo l’host, se si sconnette, sconnette il corso (mi è successo 2 volte…)
    • Relazionarsi direttamente al docente via chat per segnalare criticità, domande importanti etc
    • Entrare nelle “stanze dei sottogruppi” per vedere se va tutto bene
    • Aiutare i partecipanti meno competenti con gli strumenti digitali
    • Stare attenti alle presenze (sono prese dal sistema ma è preferibile verificare che siano tutti presenti)
  • GESTIONE DEI GRUPPI
    • Predisporre le room
    • Verificare eventuali problemi tecnici
    • Verificare che siano tutti presenti nelle room
    • Osservare il lavoro dei gruppi nelle room
    • Supportare e dare chiarimenti
    • Gestire i tempi
    • Riportare al docente i feedback dei lavori gruppo
  • UTILIZZO DELLA TELECAMERA
    • Assicurarsi che lo schermo sia di fronte al volto e non in basso
    • Non stare troppo vicino allo schermo, ma non indietreggiare con il corpo
    • Tenere lo sguardo fisso al centro dello schermo
    • Si può anche stare in piedi piuttosto che seduto/a (va studiata la postura e la distanza dallo schermo)
    • Prestare attenzione alla scelta dello sfondo e alla posizione delle luci, in modo che il volto non sia in ombra
    • Utilizzare cuffie o auricolari